תכנית התערבות בייעוץ ארגוני – ניתוח מערכת ארגונית בסביבה מורכבת: תכנון מהלך התערבות ייעוצי בחברה המתמודדת עם מורכבות גוברת במערכת ובסביבתה

תאוריה ומעשה בעבודה עם מערכות מורכבות:

תכנון מהלך התערבות ייעוצי בחברה המתמודדת עם מורכבות גוברת במערכת ובסביבתה

תוכן העניינים

תקציר 3
מבוא 4
תאור הארגון 5
השפעות גומלין בין שחקנים משמעותיים המשפעים על הארגון 7
מהלך ההתערבות הייעוצי 10
סיכום 13
מקורות 15

תקציר

המערכת בה בחרתי לעסוק בתרגיל זה היא חברת להקמת אתרי אינטרנט, העובדת עם מספר מצומצם של לקוחות גדולים באופן מתמשך, כאשר לאחר בניית האתר החברה ממשיכה לעבוד עם הלקוח בפרוייקטים של התאמת האתר לצרכים המשתנים שלו ושל לקוחותיו.
במהלך העבודה של המפתחים החלה התהוות של דפוס בו נציגי הלקוח היו פונים ישירות למפתחים בבקשות מיוחדות, תוך "עקיפת" הנוהל המקורי, בו הבקשות היו אמורות לעבור דרך מנהלות הפרוייקטים. בעקבות כך, החלו להיווצר עיכובים בהשלמת הפרוייקטים ללקוחות. כתוצאה מכך, דרגים גבוהים יותר אצל הלקוחות, שלא היו מודעים לתקשורת הישירה בין מנהלי הפרוייקטים שלהם לבין המפתחים של החברה, הביעו אכזבה מהשירות.
המנהל לא הצליח למנוע את הדפוס שהתהווה, כיוון שכפי שנראה, הוא היווה הסתגלות של המערכת למורכבות ההולכת וגוברת של הדרישות.
התהליך הייעוצי המוצע מתבסס על הגישה הדיאלוגית לייעוץ ארגוני, לפיה שינוי נוצר לרוב כתוצר של שיח, דיאלוג, וויכוח, ומתוך יצירת מרחב מכיל ותהליך המעודד יצירתיות, ולא מתוך תהליך התערבות המכתיב שינוי מתוכנן, לפיה ניתן לעודד שינוי, אך בעיקרו השינוי הוא תוצר של התארגנות עצמית מתהווה. לכן, הדגש הוא לא על שינוי ההתנהגות, אלא על שינוי אורח החשיבה, שנובע מתוך הדיאלוג (Bushe & Marshak, 2009)
מבחינת תוכנו, התהליך מתמקד בנושא תפיסת הגבול. המנהל מייצג תפיסה מסורתית הרואה את הגבול כמפריד, על פיה תקשורת ישירה בין המפתחים לבין נציגי הלקוח היא פגיעה בגבולות הארגון. לעומתו, העובדים משקפים תפיסה מורכבת של גבול – הגבול כאזור מפגש, כמרחב לחלחול, לחליפין ולשיתוף פעולה. לכן, התהליך הייעוצי יתמקד במושג הגבול, כאשר ההנחה היא שאם שאלות לגבי תפיסת הגבול יעלו על פני השטח, יוכלו להיווצר פתרונות מתוך תקשורת גם בין הדרגים בכל ארגון. צוות ההיגוי של התהליך הייעוצי יכלול נציגים מכל הדרגים בהחברה וגם של לקוחות (במידת האפשר).
העבודה ממחישה ומדגימה כיצד תורמות תיאוריות המורכבות הן להבנה התיאורטית של הדילמות במערכת מורכבת, והן לבניית מהלך התערבות ייעוצי המתאים למערכות מורכבות.

מבוא

העבודה עוסקת בניתוח תהליכים בארגון לאור תיאוריות המורכבות, והצעת תהליך ייעוצי מתאים להובלת שינוי בארגון, בהתאם לניתוח. לצורך כך, בחרתי במקרה הקשור לנושא המורכבות בשתי דרכים שונות, השלובות זו בזו. ראשית, התהליכים שמתרחשים בארגון מגדילים את המורכבות של המערכת, ומתאימים לניתוח על פי תיאוריות מורכבות בשל התהוות של דפוסים, עצמאות גדלה והולכת של תת-מערכות, ותהליכים נוספים המאפיינים מערכות מורכבות שיפורטו בהמשך. שנית, הסיבה המניעה את עליית המורכבות של המערכת היא עלייה במורכבות הסביבה בה פועלת המערכת, ובפרט, עלייה בדרישות מהארגון ומהארגונים הקשורים אליו (הלקוחות). ניתן לראות, אם כן, שהנושא שנבחר קשור למורכבות גם בגלל התהליכים בתוך המערכת, וגם בשל המורכבות הגוברת של הסביבה, תהליך שגורם ומניע את העלייה של המורכבות בתוך המערכת.
לנושא זה חשיבות רבה בהקשר של פיתוח ארגוני, כיוון שכפי שנראה בהמשך, כאשר המציאות בארגונים משתנה, על הגישות והשיטות ליעוץ ארגוני להשתנות בהתאם, ולהתאים את עצמן לסביבה מורכבת. המקרה שינותח להלן מהווה דוגמא טובה לאופן שבו העלייה במורכבות הסביבה מגבירה את המורכבות בתוך הארגון, וזו, בתורה יוצרת מציאות שבה תהליך ייעוצי מסורתי לא צפוי להועיל, או להועיל במידה מוגבלת מאד. לכן, המקרה שינותח להלן מדגים כיצד גישות יעוציות המתאימות למערכות מורכבות צפויות להיות אפקטיביות יותר, וכך מדגיש את חשיבותן של תיאוריות המורכבות לנושא הייעוץ הארגוני.
ראשית, יתואר הארגון הנבחר, השינויים ומגמות מרכזיים בתחום פעילותו, והדילמה העומדת בפניו. לאחר מכן, ינותחו השפעות גומלין בין שחקנים משמעותיים המשפעים על הארגון. תוך כדי הצגת השפעות הגומלין תנותח הדילמה העומדת בפני הארגון על רקע תיאוריות מתחום המורכבות. בתאם לדילמה זו יוצגו העקרונות התיאורטיים לבניית תהליך ייעוצי מתאים, ובהמשך יתואר מהלך ההתערבות הייעוצי שנבנה על פי עקרונות אלו. לבסוף יוצג סיכום שיפרט את המסקנות העולות מהעבודה.